Za čtyři měsíce jsme proměnili technické zázemí i správu Milady Office v Brně: nový kamerový a přístupový systém, uspořádaná serverovna, nová síť a Sengi pro nájmy, údržbu, sklady a účetnictví. Transformace zahrnovala správcovskou firmu i firmu vlastnící nemovitost, včetně manažerských konzultací a nastavení procesů. Dodávka IT služeb dále pokračuje formou kompletního IT outsourcingu.
Před zavedením společného systému většina agendy běžela na papírech, v e-mailech a v Excelu. Interní komunikace byla roztříštěná, informace se ztrácely při předávání mezi týmy a vedení nemělo reálný přehled o přijatých a vydaných platbách. Stejný problém platil pro údržbu a servisní požadavky — závady se hlásily telefonicky nebo mailem, často bez jasného záznamu, a jejich řešení nebylo dohledatelné. Smlouvy, faktury, schvalování i komunikace s nájemníky vyžadovaly spoustu manuální práce, což zpomalovalo reakce a zvyšovalo chybovost.
Během čtyř měsíců jsme postupně propojili obnovu technického zázemí se změnou práce správcovské firmy a vlastníka nemovitosti. Dodali jsme kompletně nový kamerový systém a přístup do budovy, přes závoru a bránu, do výtahů i všech dveří pomocí čipů, rozpoznání obličeje a mobilu. Přístupové události jsou auditovatelné. Vyklidili a uspořádali jsme serverovnu a vybudovali novou síťovou infrastrukturu. Nasadili jsme Sengi pro správu nájmů, údržbu, sklady a účetnictví, včetně dokladů, faktur, smluv a schvalování. Funkční řešení zahrnuje UniFi Network, Protect a Access, portál nájemníků, chytrou recepci, docházku a dříve popsané integrace technologií budovy. Součástí spolupráce byly manažerské konzultace, nastavování procesů, školení a řízení změn.
Správa budovy stála na fragmentech — smlouvy ve sdílených složkách, faktury v e-mailech, přehled platek v tabulkách a komunikace s nájemníky přes telefony. Chyběl jednotný zdroj pravdy, což vedlo k duplicitám, zpožděným reakcím a riziku chyb při fakturaci. Údržba a servisní závady byly obzvlášť problematické: požadavky přicházely různými kanály, bez jednotné evidence, a jejich stav nebyl nikdo schopen rychle dohledat.
Nasadili jsme Sengi jako centrální informační systém pro správu nemovitostí. Systém pokrývá správu nájmů, údržbu, sklady a účetnictví. Navazuje na příjem a schvalování dokladů, generování faktur, správu smluv se šablonami a evidenci nájemníků a jejich plateb. Administrativní agenda a provozní požadavky tak mají společné digitální zázemí.
Nájemník nebo kdokoli z týmu nyní nahlásí závadu jedním klikem — přes portál nájemníka nebo interně v Sengi. Každý požadavek má svůj životní cyklus: nahlášení, schválení, přidělení technikovi, řešení, kontrola a uzavření s doložením. Vedení i technici vidí v reálném čase, co se řeší, jak dlouho to trvá a kdo je zodpovědný. Vše je dohledatelné a transparentní, takže se informace už neztrácejí.
Propojili jsme technický provoz budovy se Sengi přes Modbus, IoT senzory a API. Systém sbírá data z chladicích jednotek, ovládá přístupový systém, výtah a vjezdové závory. Díky tomu se například při uzavření smlouvy automaticky připraví přístupové karty a zaregistrují SPZ pro vjezd, aniž by musel někdo ručně zadávat data na více místech.
Dodali jsme kompletně nový kamerový systém a přístupový systém pro vstup do budovy, závoru, bránu, výtahy i veškeré dveře. Přístup je možný čipem, rozpoznáním obličeje i mobilem. Události přístupového systému jsou auditovatelné — lze zpětně dohledat zaznamenané použití přístupů. Součástí řešení jsou UniFi Protect a Access.
Transformace zahrnovala také vyklizení a uspořádání serverovny a vybudování nové síťové infrastruktury s UniFi Network. Nešlo tedy pouze o nasazení aplikace: obnovili jsme i technické zázemí, na které provoz budovy a navazující systémy spoléhají.
Pro nájemníky jsme vytvořili samoobslužný portál, kde mohou sledovat své platby, hlásit požadavky a komunikovat se správcem. V budově zároveň běží chytrá recepce s AI asistentem, který návštěvníky obslouží, navede je a propojí s kontaktní osobou. Docházkový systém pak dává přehled o přítomnosti a pohybu v budově.
Kompletní transformace probíhala postupně během čtyř měsíců. Zahrnovala správcovskou firmu i firmu vlastnící nemovitost. Vedle dodávky technologií jsme poskytovali manažerské konzultace, nastavovali procesy a doprovázeli týmy školením a řízením změn. Výsledkem je funkční propojení správy nájmů, údržby, skladů a účetnictví s novým technickým zázemím a auditovatelnými přístupy. Spolupráce nekončí u transformace — dodávka IT služeb dále pokračuje formou kompletního IT outsourcingu.
Domluvme si nezávaznou konzultaci — ukážeme, jak bychom postupovali u vás.
Chci konzultaci zdarma